La tolérance du gouvernement à l'égard de la conservation du double original des factures sous forme informatique a pris fin le 30 juin. Quelles options se présentent désormais aux entreprises pour remplir cette obligation légale ?

La tolérance du gouvernement à l'égard de la conservation du double original des factures sous forme informatique a pris fin le 30 juin. Quelles options se présentent désormais aux entreprises pour remplir cette obligation légale ?

Disparition du double électronique au 30 juin 2018

Dans la canicule de l’été, une instruction fiscale attendue par de nombreux acteurs économiques a permis d’éclairer un point concernant la disparition intervenue le 30 juin 2018 d’une tolérance de l’administration fiscale largement répandue dans les entreprises : le "double original des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier".

Dans une chronique précédente, nous avions tenté d’expliquer les problématiques auxquelles pouvaient être confrontées les entreprises recourant à cette "tolérance", notamment concernant la destruction des factures sous leur forme papier ou les conditions à remplir pour disposer d’une version électronique acceptable de la facture papier.

Rappel du contexte

Depuis le 1er juillet 2018, les factures papier émises (de vente) peuvent être conservées sur support informatique en respectant les conditions mentionnées à l'article A. 102 B-2 du LPF. Mais, les termes employés dans l’Instruction fiscale initiale datant du 7 février 2018 ont été considérés comme ambigus par les acteurs économiques. Ces derniers se demandaient ainsi s’ils devaient faire imprimer des factures créées initialement sous forme informatique, pour ensuite les numériser pour les retransformer en factures "informatiques".

Si une telle pratique avait dû être mise en œuvre, son surcoût aurait pu être particulièrement important et l’organisation des relations fournisseurs – clients aurait pu être grandement impactée.

Des précisions de l’Administration fiscale

Mais ce n’était pas l’intention de l’Administration fiscale ! Le 20 juillet 2018, elle a précisé que :

"§ 10 : […] les entreprises ont deux possibilités :

• soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
• soit elles conservent les factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier dans les conditions précisées au II § 30".

Quelles conditions de conservation des factures ?

Le § 30 en question prévoit un choix afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sous forme papier. Les assujettis peuvent :

• imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément à l'article A. 102 B-2 du LPF comme prévu initialement ;
• ou sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 conformément aux conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente. Ici, pas de factures originellement papier à numériser mais des fichiers de facture sécurisés qui seront imprimés ultérieurement.

Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Cela signifie que la numérisation de la facture doit ainsi "être la copie conforme à l'original en image et en contenu". Mais comment garantir que la "copie" de la facture est bien conforme à la facture d’origine en image et en contenu ?

L’importance de l’intégrité de la facture et de sa traçabilité

Garantir la copie conforme à l’identique de l’original nécessitera donc que le fichier de facture soit établi dans un format stable (PDF A) assorti :

1. D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
2. D'une empreinte numérique ;
3. D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
4. Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées".

Dès lors, l’Administration fiscale attend lors des contrôles que les factures « numérisées » répondent aux fonctionnalités suivantes : lisibilité, intégrité du contenu, horodatage des fichiers et conservation. On peut penser que les prestataires en charge des prestations de facturation et d’archivage pourraient s’appuyer sur un système d’archivage électronique certifié Z42-013. Cette certification pourrait être grandement utile pour démontrer la fiabilité du procédé y compris devant l’Administration fiscale.

Toutefois, comment concilier ces exigences fiscales avec les prérequis civilistes attendus ? La question reste entière, surtout lorsque l’on sait que les factures imprimées peuvent désormais intégrer un Datamatrix (codes imprimés sur la facture permettant de vérifier l’intégrité des feuillets de la facture dans l’enveloppe mais également d’autres éléments comme la place dans une caissette de tri). Le contenu du fichier reste intègre mais la facture imprimée est complétée d’éléments techniques de pilotage… Encore des interrogations pour un marché soucieux de répondre aux exigences de l’Administration fiscale et éviter tout contrôle s’appuyant sur ce point.

Source : usine-digitale.fr